Klantverhalen
Hoe TenneT werkdruk aanpakt met slimmer mail- en vergadergedrag
TenneT wil medewerkers duurzaam inzetbaar houden in een werkomgeving die continu onder druk staat. Daarom zet de organisatie gericht in op het verlagen van ervaren werkdruk en het versterken van effectieve samenwerking. Inhealth ondersteunde TenneT in een pilot waarin teams concreet aan de slag gingen met hun mail- en vergadergedrag. Met een praktische en actiegerichte aanpak werkten medewerkers en leidinggevenden samen aan nieuwe manieren van werken die direct toepasbaar zijn in de dagelijkse praktijk.
Impact in één oogopslag
1. Verhoogd bewustzijn en eigenaarschap
Medewerkers nemen bewuster verantwoordelijkheid voor e-mail- en vergadergedrag.
2. Samenwerking in teams
Teams maken actief afspraken over hoe ze samenwerken.
3. Overzicht en regie
Deelnemers ervaren meer grip op hun mailbox en prioriteiten.
De opdrachtgever
TenneT is de landelijke hoogspanningsnetbeheerder van Nederland en één van de vier transmissiesysteembeheerders in Duitsland. Met meer dan 8.300 medewerkers speelt de organisatie een cruciale rol in het betrouwbaar en toekomstbestendig houden van het energienet. Medewerkers werken in uiteenlopende functies, van kantoor tot werkzaamheden buiten aan het energienetwerk, vaak onder hoge druk en met grote verantwoordelijkheden.
Tegelijkertijd bevindt TenneT zich midden in een complexe fase. De energietransitie vraagt om versnelling, terwijl een reorganisatie zorgt voor veranderende rollen en extra onzekerheid. In combinatie met hoge werkdruk, strakke deadlines en afhankelijkheden in de keten zet dit druk op teams. Juist daarom zet TenneT actief in op een veilige en gezonde werkplek, met aandacht voor vitaliteit en het voorkomen van verzuim. Met als duidelijke ambitie: medewerkers duurzaam inzetbaar houden en hun expertise behouden voor de lange termijn.
De uitdaging
Uit een Psychosociale Arbeidsbelasting analyse (PSA) bleek dat de ervaren werkdruk binnen TenneT hoog is. TenneT zocht naar manieren om hier structureel grip op te krijgen.
Na onderzoek onder de doelgroep bleek dat de hoge ervaren werkdruk o.a. veroorzaakt werd door veel mailverkeer en een onduidelijke vergaderetiquette. Samen kozen we ervoor hiermee in een praktische pilot aan de slag te gaan.
Onze aanpak
Om de werkdruk structureel te verlagen, kozen we niet voor losse interventies, maar voor een gerichte aanpak op gedrag en samenwerking. De focus lag op slimmer en effectiever samenwerken, door bewustwording van gedrag te vergroten en Office 365-hulpmiddelen beter te benutten. Samen met TenneT vertaalden we dit naar drie stappen: Begrijpen, Bouwen en Bewegen. Met als doel: niet alleen inzicht creëren, maar teams ook daadwerkelijk in beweging brengen.
Contextanalyse
Begrijp waar jullie uitdagingen écht ontstaan
We zijn gestart met het scherp krijgen van de dagelijkse praktijk rondom werkdruk en samenwerking. Daarvoor gingen we in gesprek met medewerkers van drie afdelingen waar de ervaren werkdruk relatief hoog was: bouwleiders uit de technische afdeling, stafmedewerkers en een klantteam met diverse rollen. Samen vormen zij een representatieve afspiegeling van de organisatie, waardoor we snel zicht kregen op patronen, verschillen tussen teams en de belangrijkste knelpunten in de praktijk.
Co-creatie
Bouw zelf mee aan unieke oplossingen
Op basis van de inzichten hebben we samen met TenneT gekozen voor een duidelijke focus: mail- en vergadergedrag. Dit was het thema waar de meeste herkenning en energie op zat binnen de organisatie.
We startten de pilot met een nulmeting en sloten af met een éénmeting, zodat effecten zichtbaar werden. Tegelijk maakten we samen met de organisatie bewuste keuzes over de inrichting van de pilot, zoals het betrekken van leidinggevenden en het bepalen van de juiste momenten binnen de lopende reorganisatie.
Coordinatie
Beweeg teams en individuen tot actie
In de pilot zijn we concreet aan de slag gegaan met teamsessies, gerichte communicatie en het slimmer inzetten van Outlook en Teams. We waren zichtbaar op locatie met trainingen en praktische hulpmiddelen, zodat teams direct konden toepassen in hun dagelijkse werk.
De éénmeting liet zien dat het bewustzijn rondom werkdruk en samenwerking is toegenomen. Tegelijk werd duidelijk dat voor blijvende gedragsverandering een volgende stap nodig is in de organisatie. De pilot werd als praktisch en hands-on ervaren en gaf teams concrete handvatten. Dit leidde tot waardevolle verbetersuggesties en een duidelijke behoefte aan bredere uitrol.
Remco Manuel, Lead Project Execution“Fijn om met Inhealth samen te werken. Ondanks de uitdagingen binnen de organisatie is de pilot succesvol verlopen, met duidelijke terugkoppeling, gezamenlijke reflectie en een helder advies voor het vervolg.”
